Làm thế nào để tối ưu hóa chi phí in ấn với Tiến Phát?

Việc cắt giảm chi phí in ấn trong doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí vận hành và tối ưu hóa lợi nhuận. Các giấy tờ, chứng từ rất cần thiết trong kinh doanh, tuy nhiên lại hao tốn một phần ngân sách không hề nhỏ. Trong bối cảnh kinh tế suy thoái như hiện nay, làm thế nào để hạn chế khoản phí in ấn này? Theo dõi bài viết sau của Tiến Phát

Để giảm chi phí mua thiết bị in ấn bạn sẽ làm như thế nào?

In ấn có thể là một công việc kinh doanh tốn kém, nhưng nó không nhất thiết phải như vậy. Bạn thấy đấy, trong khi mọi thứ đều cần đến giấy tờ, chính sách cắt giảm chi phí cũng cần được quản lý. Đây là một yếu tố quan trọng trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Tất nhiên, có những máy in phù hợp với mọi ngân sách và yêu cầu sử dụng. Nhưng việc bảo trì liên tục rất bất tiện, đặc biệt là khi in số lượng lớn.

Lượng giấy và mực được sử dụng cũng tốn một khoản chi phí không hề nhỏ. Gợi ý cho bạn cách giúp cắt giảm chi phí in ấn trong doanh nghiệp qua nội dung dưới đây:

Thay thế máy in cũ

Đầu tiên, nếu máy in của bạn đã hơn 3 năm tuổi, thì bạn nên thay thế nó. Tất nhiên, chi phí của một máy in mới có thể là một khoản chi phí “khủng” hoặc không lường trước được. Nhưng bạn sẽ có được công nghệ được phát triển để đạt hiệu quả cao hơn và chắc chắn ít vấn đề bảo trì hơn với kiểu máy mới, hiện đại.

Các nhà sản xuất in không ngừng cải thiện số lượng trang mà máy in có thể tạo ra mỗi phút và họ đang tìm kiếm những cách mới để cải thiện hiệu quả in của bạn.

Tuy nhiên, nếu bạn hài lòng với những gì mình có, thì hãy nghĩ xa hơn một chút bởi đầu tư một lần cho đáng sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều tiền hơn bạn nghĩ.

Sử dụng hộp mực lớn nhất để tiết kiệm tiền

Kích thước có thể không quan trọng nhưng đối với hộp mực in thì ngược lại. Hộp mực XL có kích thước lớn hơn so với các hộp mực thay thế thông thường. Dù giá cả sẽ đắt đỏ hơn, nhưng bạn đừng để bị lừa bởi mua hộp mực nhỏ sẽ rất tốn kém về lâu về dài.

Các hộp mực XL thực sự có giá trị tốt hơn so với số tiền bạn bỏ ra vì chúng có năng suất hoặc dung lượng lớn hơn (có nghĩa là bạn sẽ không cần phải thay thế chúng thường xuyên).

Hạn chế in màu khi thực sự không cần thiết

Mực đen rẻ hơn, vì vậy chỉ nên sử dụng màu khi cần thiết. Cân nhắc sử dụng chế độ in màu khi thực sự cần. Việc set máy in của bạn thành chế độ in đơn giản sẽ là giải pháp hữu hiệu giúp tối ưu chi phí in ấn.

Điều này có nghĩa là tất cả người dùng sẽ phải chọn một màu cụ thể, điều này sẽ khiến họ cân nhắc xem có cần màu đó hay không. Vì vậy, trong khi in ấn có thể tốn kém, có nhiều cách và phương tiện để quản lý chi phí của bạn một cách hiệu quả.

Quản lý cẩn thận và ra quyết định có thể làm giảm đáng kể lãng phí và nâng cao hiệu quả. Hãy nhớ rằng, đôi khi có thể hơi tốn kém khi đầu tư ban đầu nhưng để tiết kiệm tiền về lâu dài.

Thay đổi phông chữ với kiểu hẹp

Một trong những lãng phí lớn nhất khi in ấn là sử dụng phông chữ quá to, quá đậm. Tốn rất nhiều chi phí cho giấy và mực. Để tiết kiệm tiền, tốt nhất là chuyển sang phông chữ cơ bản. Nó hẹp và mỏng về chiều rộng. Ngoài ra, kích thước phông chữ không nên quá lớn.

Sử dụng chức năng in thu nhỏ

Không phải mọi tài liệu đều cần được in ở kích thước nguyên mẫu. Trong khi một ngày làm việc với rất nhiều tài liệu cần in. Cố gắng sử dụng chức năng in thu nhỏ với các tài liệu không quan trọng. Nếu biết sử dụng hợp lý, sẽ tiết kiệm được rất nhiều tiền đấy.